予約者と、実際に泊まる人を照合する

観光庁の案内では、宿泊開始までに宿泊者それぞれの本人確認を行い、名簿を正確に作成することとされています。代表者一人の情報だけで、同行者分まで済ませるものではありません。

到着直前に人数やメンバーが変わる場合もあります。予約時に必要な案内を送り、チェックイン時に実際の宿泊者と照合する流れを決めておくと、現場の確認漏れを減らせます。

参考：観光庁・民泊制度ポータルサイト「住宅宿泊事業者の業務」

記載事項と保存方法を決めておく

基本となる記載事項は氏名、住所、職業、宿泊日です。日本国内に住所を持たない外国人については、国籍と旅券番号も必要になります。

名簿は3年間保存し、必要時に提示できる状態にしておきます。電子管理を使う場合も、必要な内容を出力できるかを確認しましょう。

項目を集めるフォームを用意するだけでなく、誰が内容を確認し、どこに保存するかを決めることが実務では大切です。

参考：観光庁・民泊制度ポータルサイト「住宅宿泊事業者の業務」

無人チェックインほど、例外時の対応を準備

無人運営を考える場合も、本人確認が不要になるわけではありません。利用する仕組みが観光庁の示す要件に対応できるかを確認する必要があります。

通信できない、予約名と宿泊者が違う、同行者の入力が足りないといった場面を想定し、連絡先と確認手順を用意しましょう。個人情報を扱うため、共有フォルダーの閲覧者や保管担当も絞っておくことをおすすめします。

旅館業の施設とは制度を区別して確認してください。

準備の順番を、ひと目で

1. 1
   予約時に案内必要な情報と本人確認の方法を伝えます。
2. 2
   宿泊開始までに確認実際の宿泊者と人数・記載内容を照合。
3. 3
   保存と提示の準備3年間の保存と必要時の出力方法を確認。

相談前に、計画を一緒に整理しましょう

民泊の準備は届出書を提出して終わりではありません。チェックインから記録保存までの運営手順も整理しましょう。

住宅宿泊事業の届出や運営上の書類について、ご相談いただけます。