1．まずは「閲覧」と「再度証明」を分ける

内容証明の謄本は、受取人へ送る文書の内容を写した書面です。日本郵便は、差出人と差出郵便局で各1通を保存すると案内しています。

保存されている謄本を見る「閲覧」と、差出人が謄本を提出して受ける「再度証明」は、別の手続として確認しましょう。

参考：日本郵便「内容証明」その他（謄本の閲覧・再度証明）

2．確認するのは、差出日と差出郵便局

日本郵便の案内では、いずれも差し出した日から5年以内に限られます。紛失に気づいた日から数えるものではありません。

受領証や当時の記録があれば、差出日、郵便局名、受領証に記載された番号などを整理しておくと、問い合わせがしやすくなります。必要書類・本人確認・料金などは、差出郵便局へ事前に確認しましょう。

参考：日本郵便「内容証明」その他（謄本の閲覧・再度証明）

3．再度証明には、提出する謄本を準備

再度証明は「控えをなくした」と伝えるだけの手続ではなく、差出郵便局に謄本を提出して受けるものとして案内されています。保存していた文書データ等があれば手元に用意し、どのような謄本を提出すればよいかを差出郵便局に確認しましょう。

謄本には字数・行数などの作成上の条件があるため、自己判断で書き換えた文書を使わないことが大切です。

参考：日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」謄本の作成方法

4．これから送る文書は、関連記録をまとめて保存

手元の謄本、受領証、作成に使った文書データは、差出日と相手方が分かる形でまとめて保管することをおすすめします。紙の謄本や受領証を残したうえで、画像やPDFの控えもあると探しやすくなります。

今回の5年は閲覧・再度証明を請求できる期間の説明であり、ご自身の書類を5年で処分してよいという意味ではありません。

準備の順番を、ひと目で

1. 1
   当時の記録を探す差出日・郵便局名・受領証などを確認。
2. 2
   差出郵便局に相談閲覧か再度証明かを伝え、必要な準備と料金を確認。
3. 3
   謄本と記録を整理再度証明の場合は提出する謄本を準備し、手続後の書類もまとめて保存。

相談前に、状況を一緒に整理しましょう

通知文を作る前の整理や、書面の作成準備については、かりゆし法務事務所へご相談ください。すでに相手方との紛争になっている場合は、弁護士にご相談ください。

閲覧・再度証明そのものの取扱いは、差出郵便局にご確認ください。