1．通知文と添える資料は、同じ封筒に入れられません

内容証明は、文書1通を内容とする郵便物を対象とします。通知文に添える写真、図面、契約書のコピーや返信用封筒などを、通知文と一緒に同封することはできません。

区別の基準は、証明を受ける文書そのものか、それに添える別の資料かという点です。

参考：日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」

2．「文書1通」は「用紙1枚だけ」とは違います

ひと続きの内容文書が複数ページになる場合と、別の資料を同封する場合は区別します。日本郵便の案内には、謄本が2枚以上になる場合の契印の方法が示されています。

謄本とは、送る文書の内容を写し、差出人と郵便局で保管する書面です。謄本の字数・行数などの作成条件は、提出前に日本郵便の案内で確認しましょう。

参考：日本郵便「内容証明 ご利用の条件等」

3．別送する資料は、名前と控えを整理しましょう

実務上の準備として、別送資料の名称・作成日・枚数を一覧にし、送るものの控えを残すと整理しやすくなります。通知文で資料に触れる場合も、どの資料を指しているか分かる表現を検討しましょう。

この整理方法は郵便の必須様式ではありません。また、通知文に資料名を書いても、別送した資料の中身まで内容証明で証明されるわけではありません。

参考：日本郵便「内容証明」

4．窓口に行く前に、提出物と取扱局を確認

窓口には、送る内容文書、その謄本2通、差出人・受取人の住所氏名を記載した封筒、必要な郵便料金を用意します。すべての郵便局で取り扱うわけではないため、取扱局と受付可能な曜日を先に確認しましょう。

内容証明は、文書の記載内容が真実かどうかを証明する制度ではありません。送付方法の準備と、通知内容の適切さは分けて検討することが大切です。

参考：日本郵便「内容証明」

準備の順番を、ひと目で

1. 1
   文書と資料を分ける通知文そのものと、別に送りたい写真・図面などを整理します。
2. 2
   別送資料の控えを残す資料名・枚数などを記録。別送資料まで内容証明で証明されるわけではありません。
3. 3
   窓口の条件を確認文書・謄本2通・封筒・料金と、取扱局の受付日を確認します。

相談前に、計画を一緒に整理しましょう

通知文の作成に向けて、伝えたい事実や手元の資料の整理からご相談いただけます。すでに相手方ともめている場合や、交渉が必要な場合は、弁護士への相談をご案内します。