5年を数え始めるのは契約終了から

神奈川県の廃棄物処理法Q&Aや川崎市の公式案内は、委託契約書を契約終了の日から5年間保存する義務を示しています。長く続いている契約では、最初に締結した日から5年が過ぎていても、そのことだけで保存期間が終わるわけではありません。

参考：神奈川県：廃棄物処理法Q&A・排出事業者（全国法令の保存義務）

取引が止まった日と契約終了を確認

最近引き取りを頼んでいないという事情だけで、契約がいつ終了したかを決めないようにしましょう。契約期間や自動更新の条項、解約の通知、変更合意などを確認します。

社内台帳には締結日と終了日を別の欄にし、終了が未確認ならその旨を残しておくと整理しやすくなります。

本文だけでなく添付書面も管理

契約書には、委託先の許可証の写しなど必要な書面を添付します。契約本文だけを残し、関連書面を別の担当者が処分してしまわないよう、まとめて管理してください。

那覇市も、委託前の許可内容の確認と、収集運搬・処分のそれぞれの契約について案内しています。

参考：川崎市：産業廃棄物の処理に関する契約書について

担当交代のときに保管場所を引き継ぐ

紙の棚や共有フォルダーの場所だけでなく、どの契約が継続中で、どの契約が終了したかも共有しましょう。保存期限を過ぎたように見えても、別の法令や契約、トラブル対応のために保管が必要な場合があります。

年数だけで一括処分せず、社内の確認手順を決めておくことが大切です。

準備の順番を、ひと目で

1. 1
   契約一式を集める本文・許可証写し・変更資料を整理。
2. 2
   終了日を確認自動更新や解約の記録を照合。
3. 3
   保存台帳に記録保管場所と期限を担当者間で共有。

相談前に、計画を一緒に整理しましょう

産業廃棄物の委託契約や許可に関する書類整理で迷う場合は、現在の契約と委託内容をお知らせください。必要な確認事項と保管の体制を一緒に整理します。