1．同じ顔ぶれでも「再任」という変更があります

任期を終えた人が引き続き役員になる場合も、何もしないまま自動更新と考えないことが大切です。まず定款で選任方法と任期を確認し、必要な総会・理事会等の手続を行います。

沖縄県の役員変更の案内では、全員再任の場合も提出対象です。届出は変更日から遅滞なく行うとされているため、毎年の事業報告書を出す時まで待つ前提にしないで準備しましょう。

参考：沖縄県「役員変更の流れ」

2．再任と新任では、添付書類が違います

沖縄県「NPO法人の役員変更の届出」の書類一覧では、再任の場合は届出書1部と、変更後の全役員を記載した役員名簿2部が案内されています。新任者がいる場合には、その人の就任承諾及び宣誓書の写しなど、追加資料も必要です。

理事から監事へ、または監事から理事へ変わる場合は、同じ人物でも県の案内上は新任の扱いです。任期に空白がある場合などは、単純な再任と自己判断せず県へ確認しましょう。

参考：沖縄県「NPO法人の役員変更の届出」

3．県への届出と、法務局での登記は別です

役員変更の届出を県へ出せば、必要な登記まで自動で済むわけではありません。代表権を持つ理事については、再任の場合も法務局での登記を確認します。

誰が代表権を持つかは、肩書だけでなく定款の定めを見ます。内閣府の案内では、定款で代表権を制限していない場合は理事全員が登記対象で、代表権のない理事は登記対象ではありません。

登記の要否・期限・申請書類は法務局または司法書士へご確認ください。

参考：内閣府 NPO法Q&A「役員等」

4．旧名簿のコピーだけで終わらせない準備を

変更後の役員名簿は、交代した人だけの一覧ではなく、現在の全役員を載せるものです。定款、前回の選任記録、今回の議事録、役員名簿を並べ、任期や再任日、氏名・住所も確認しましょう。

届出の控えと提出日を残しておくと、次の改選時に経緯を確かめやすくなります。提出方法に応じた最新の様式や添付資料は、県の案内で確認してください。

参考：内閣府 NPO法Q&A「役員等」

準備の順番を、ひと目で

1. 1
   定款と任期を確認前回の選任日と、今回必要な決議・手続を確認。
2. 2
   名簿と届出書を準備全役員の名簿を準備。新任や、理事・監事間の異動も確認。
3. 3
   提出と登記を管理県への届出と、代表権を持つ理事の登記を別々に確認。

相談前に、状況を一緒に整理しましょう

当事務所では、NPO法人の所轄庁への届出に向けた資料整理や書類作成をご相談いただけます。定款と前回の役員名簿、今回の改選の内容が分かる資料をご用意ください。

登記については法務局または司法書士へご確認ください。